Souhaitez-vous gagner du temps avec vos mails ? Aujourd’hui, la gestion des mails est une partie cruciale de la vie en entreprises. On en reçoit des dizaines et des dizaines par jour. On peut même dire qu’on a trop de mails ! Pour parer à ce problème, voyons ensemble comment gagner du temps avec les mails !
Dans cette vidéo nous allons voir une méthode extrêmement efficace pour gérer ses mails.
Mais avant de commencer, si gagner du temps simplement et durablement vous intéresse, abonnez-vous pour ne rien manquer de ce qui va suivre !
Le constat alarmant de la mauvaise gestion des emails
Chaque américain passe plus de 2h30 par jour sur sa boite mail. Vous perdez surement aussi beaucoup de temps sur vos emails !
Grâce à la méthode qu’on va voir ensemble, à la fin de cette vidéo, vous économiserez des heures chaque semaine dans votre boite mail. Vous gagnerez du temps au travail et pourrez profiter de votre famille puis ce que vous ne serez plus obligé de regarder vos mails constamment même le week-end !
La méthode que je vais vous présenter s’appelle « inbox 0 ».
L’idée est simple : pour être efficace avec les mails, il faut éviter de devoir revenir plusieurs fois au même message.
Selon les mots de Kevin Kruse, l’auteur du livre « les 15 secrets que les gens qui ont du succès connaissent sur la gestion du temps », on ne touche qu’une fois à chaque mail.
Ce système permet d’éviter les vérifications inutiles des mails et de garder votre boite de réception vide. Pendant mes 3 semaines de test, ça m’a permis d’être plus serein en allant sur ma boite mail. Dès qu’il y a des messages, c’est qu’ils sont nouveaux. Je les lis et on passe à la suite.
La mise en place d’un système pour gérer ses mails efficacement
La première règle est de ne pas ouvrir sa boite mail plus de 3 fois par jour.
La deuxième règle est de ne jamais regarder ses mails. Quand on reçoit un mail, on met en place une action, on ne fait pas que le regarder. Dans la suite de la vidéo, je vous donnerai le système que j’utilise, c’est-à-dire les actions que je mets en place à la réception d’un mail.
La troisième règle est qu’à chaque fois que vous visitez vos mails, vous les traitez tous. Ils doivent sortir de votre boite de réception.
Imaginez que vous receviez du courrier papier. Le laissez-vous dans votre boite aux lettres ? Non, vous le sortez de la boite.
Je fais parfois quelques exceptions. On voit ça tout de suite avec les 5 choix qu’on a pour chaque email.
Les 5 choix pour gagner du temps avec les mails
Chaque élément du système est un verbe et implique une action. Si vous voulez ajouter des choix dans ce système, choisissez toujours un verbe pour être sûr que vous allez agir.
- Supprimer. Beaucoup de mails sont inutiles. On reçoit de la publicité, des mails de remerciement… Supprimez tout ça. Le piège des mails, c’est qu’on se sent souvent obliger de répondre. Ce n’est pas le cas, alors il ne faut pas hésiter à supprimer les mails qui n’attendent pas de réponse.
- Déléguer. SI vous n’êtes pas la bonne personne pour mener à bien ce que demande le mail, transférez-le avec des instructions claires à la personnes concernée.
- Répondre. Si vous pouvez faire une réponse courte, faites-le tout de suite. Ça vous évitera de devoir y revenir plus tard vous faisant ainsi économiser du temps.
- Différer. Si vous devez réfléchir à la réponse et que ça demandera plus de 5 minutes, planifiez un moment dans votre agenda pour le faire. C’est justement cette étape qui créée une entorse à ma règle des mails qui ne restent pas dans la boite de réception. Souvent, les mails que je prévois de voir plus tard restent là. Les experts de la productivité conseillent de les mettre dans un dossier spécifique, mais je trouve que c’est une perte de temps.
- Faire. Tout ce qui prend moins de 5 minutes doit être fait immédiatement.
Maintenant qu’on a vu les 5 étapes du système, voici quelques conseils pour le mettre en place avec succès dans votre vie.
Comment réussir à mettre en place ce système de gestion d’email ?
1- Allez-y progressivement. Si vous regardez vos mails 20 fois par jour, ne passez pas directement à 3. Commencez par ne les regarder qu’une seule fois par heure, puis de moins en moins.
2- Soyez rigoureux. La plus grande difficulté que j’ai eue avec cette nouvelle méthode de gestion des mails, c’est de ne pas toujours respecter une des 5 options du système. Or, le but d’un système, c’est de rendre les choses systématiques pour simplifier. Si on fait trop d’entorses, ça n’a plus d’intérêt.
3- L’auteur conseil de n’avoir qu’une seule boite mail, je ne suis pas de cet avis. Avoir plusieurs adresses mail permet de compartimenter mes activités. Et c’est particulièrement nécessaire quand on fait plusieurs choses qui n’ont rien à voir.
4- Quand vous sentez cette envie irrésistible de « voir vos mails », rappelez-vous qu’on a que 1440 minutes par jour. Et que ce qui fait la différence, c’est comment on les utilise.
Bien sûr pour avoir des bénéfices durables avec cette méthode, on a tout intérêt à la transformer en habitude. Comme ça, on finit par la respecter sans même y penser.
Pour vous aider à transformer la gestion de vos mail en habitude simplement, remplissez le formulaire juste en dessous qui vous donnera accès aux fiches pratiques des bonnes habitudes !
On se retrouve dans les fiches !
BYE