Comment oser dire non (sans culpabiliser): 2 stratégies non-conventionnelles

Dans les lignes qui suivent vous allez découvrir un outil ingénieux pour mieux cerner les demandes que l’on vous fait, dire non plus facilement et mieux planifier. Tout ceci avec triangle un peu particulier.

 

Avant cela :

 

• Est-ce que vous faites passer les autres avant vous?
• Est-ce que vous avez des problèmes à dire non?
• Est-ce que vous êtes trop optimistes lorsqu’il s’agit d’évaluer le temps que vous prendra une tâche?

 

Si vous êtes dans cette situation, alors il y a de fortes chances que les engagements pris dépassent les ressources à votre disposition. Et je ne connais rien de mieux pour se mettre à stresser et sur le long terme faire un surmenage professionnel.

 

La plupart des gens qui n’arrivent pas à dire non vont tenter de gérer la situation de la manière suivante

 

C’est que j’appelle des fausses solutions car elles augmentent le problème:

 

• Faire des heures supplémentaires
• Augmenter leurs performances cognitives à un point qui devient dangereux pour eux (par exemple en prenant des psychostimulants)
• Délaisser des parties importantes de leur vie en pensant que c’est une période.. (il faut bien les prendre à quelques parts les heures supplémentaires…)

 

Le truc, c’est qu’en faisant des heures supplémentaires, qu’allez-vous faire? Vous allez réussir à atteindre les engagements que vous avez pris. Et que fait une personne satisfaite? Que faites-vous lorsque vous avez acheté un produit qui comble vos attentes?

 

Vous en parlez autour de vous et vous retournez achetez un produit (ou service) similaire auprès de la même marque dès que vous en avez besoin.

 

Et c’est la même chose avec le fait de combler constamment les attentes des gens: ils vous recommandent ou reviennent vers vous dès qu’ils en ont besoin.

 

Après, je ne dis pas qu’il ne faut pas combler les attentes des gens. Je dis qu’il faut faire attention dans la quantité des engagements que vous prenez. Tout est question de quantité ici. Car ce qui risque d’arriver, c’est qu’au début vous preniez une heure supplémentaire pour combler quelques engagements supplémentaires, puis il vous faut deux heures… puis trois heures. Et si vous n’avez pas une technique pour oser dire non (sans passer pour un salaud) alors ce sont vos priorités qui vont en pâtir. À savoir:

 

• Votre sommeil
• Votre santé
• Votre réseau
• Le développement de vos compétences

 

En somme, tout ce qui vous permet d’être résilient dans un monde rapide, complexe et en mouvement.

 

2 stratégies pour oser dire non 

Voyons à présent deux stratégies pour réussir à dire non plus souvent:

 

 

La première stratégie est une stratégie long terme

 

Le problème lorsqu’il s’agit de dire non, c’est que l’on a peur de se faire rejeter par une personne / un groupe OU on a peur de ne pas se faire apprécier par une personne ou un groupe. La source est le besoin d’être entouré et de ne pas se sentir seul.

 

Une autre raison est la situation de dépendance. J’en parle de plus en plus sur l’organisologie, mais il sera très difficile de dire non à des heures supplémentaires si:

 

• Vous avez beaucoup de factures à payer
• Vous n’avez pas une grande valeur sur le marché professionnel
• Vous avez peu d’économies

 

Ainsi je recommande à mes lecteurs de constamment travailler sur leur autonomie (et bossant les éléments cités précédemment dans l’article) + l’augmentation de votre valeur. C’est une stratégie long terme mais les effets sont bien plus efficaces que des outils pour savoir dire non.

 

Pourquoi? Parce qu’il est facile de dire non à un client / un comité de direction / un manager si vous savez pouvoir rapidement trouver du travail.

Tout comme il est facile de se sentir à l’aise dans un entretien d’embauche si vous avez 5 autres entretien d’embauche dans la semaine à venir. Vous avez le choix.

 

Et tout le monde est gagnant, même le client. Même votre boss.

 

Vous vous demandez si j’ai perdu la raison? Pas du tout: j’ai travaillé avec des personnes qui ne m’ont pas dit non puis qui se sont retirées du projet en cours de route en me disant qu’elles n’avaient pas assez de ressources. Dans ce cas, leur réputation baisse dans mon estime ET je suis dans une situation délicate car je dois rapidement trouver un remplaçant.

Une relation est beaucoup plus saine lorsque les parties sont autonomes.

 

La deuxième stratégie est une technique de questionnement

Cette technique vous permettra de:

 

• Mieux cibler les besoins du demander
• Mieux déterminer vos ressources
• Facilement dire non avec des justifications plausibles

La technique pour oser dire non (sans passer pour un salaud) et maintenir vos relations

 

Il s’agit du triangle TQR.
Temps. Qualité. Ressources.

 

 

C’est une technique utilisée en gestion de projet pour déterminer une activité et négocier facilement ses composants.

 

Par exemple, récemment j’ai donné une conférence à l’université de Lausanne. Lorsque la responsable m’a appelé pour me proposer cette conférence, la conversation s’est déroulé approximativement de la sorte…

– Elle: Je vous appelle car je souhaite pour la rentrée offrir une conférence à nos professeurs et managers sur le sujet de l’organisation.

– Moi: Très bien, merci d’avoir pensé à moi. Quand souhaitez-vous faire cette conférence?

– Elle: Le 11 ou le 12 septembre.

– Moi: D’autres dates sont envisageables?

– Elle: Non car c’est la première semaine de la rentrée scolaire.

 

Et voilà que mon premier élément du triangle est complété. Le temps. Je sais que je ne vais pas pouvoir jouer là-dessus. Je continue mon questionnement.

– Moi: parfait, et quel est le public attendu?

– Elle: Des professeurs, managers et chercheurs.

– Moi: Intéressant. Connaissez-vous leurs attentes?

– Elle: Non mais je peux leur transmettre vos questions.

– Moi: Parfait, combien de personnes seront présentes?

– Elle: Les autres conférences, environ 50 personnes sont là. Et il faut faire des ateliers pratique car cela dure 2 heures.

 

En ce moment, je suis en train de sonder l’aspect de la qualité. Quels sont les résultats attendus par le demandeur?

 

Et ensuite je reformule.

– Moi: Donc, si j’ai bien compris, vous souhaitez que j’anime un atelier sur l’organisation pour une cinquantaine de personnes, et ceci durant 2 heures, le 12 septembre.

– Elle: C’est exact.

 

Et durant tout ce processus, mon dernier élément (les ressources) se précise en parallèle:

Est-ce que je peux me permettre de prendre cette tâche en plus dans mon quotidien surchargé? Si non, avant de supprimer certaines priorités, je peux négocier:

 

• Soit en demandant de déplacer la date (12 sept -> octobre) mais vous avez remarqué que ce n’était pas possible
• Soit en réduisant la qualité demandée: plutôt que deux heures -> une heure / plutôt qu’un atelier pratique -> une conférence sans exercices / etc…
• Mais je peux également demander des ressources pour m’aider à faire le support de cours par exemple.

 

Bref, vous pouvez jouer avec les trois éléments du TQR.

Maintenant, si vous ne pouvez pas jouer avec les éléments du TQR car le demandeur est mal organisé/ psychorigide ou parce que la demande est moins prioritaires que vos activités / projets en cours, alors vous pouvez refuser en avançant les raisons.

 

Vu que vous avez questionné la personne, vous avez des raisons plausibles et surtout vous avez montré de l’intérêt avant de décliner. Cela vous évite de passer pour un salaud 😉

 

Mais si cette demande représente une opportunité ou flatte votre égo, alors vous pouvez commencer à vous demander « que vais-je supprimer pour faire rentrer cette nouvelle demande? »

 

Car nous avons tous 168 heures par semaine

Une heure investie sur une nouvelle activité, c’est une heure retirée à quelque part d’autre. C’est mathématique. Voyez le temps à votre disposition comme une cruche d’eau contenant 168 litres. Chaque litre investi dans un domaine, c’est un litre d’eau retiré d’un autre domaine…

 

Pensez toujours à cela. Et ce n’est pas tout, car on pense toujours qu’une journée fait 24 heures. Mais nos journées ne font pas 24h (vous avez bien lu).

 

Retirez les heures pour vos besoins (sommeil, alimentation, hygiène, social) puis les heures impératives pour remplir votre frigo (le travail) et vous constaterez qu’il ne reste plus beaucoup de temps. Cela vous aidera à plus facilement protéger vos priorités.

 

Comment annoncer le non

 

Lorsque vous dites non, justifiez celui-ci (mais pas trop non plus) et expliquez que vous aimez rendre un travail de qualité sur les engagements que vous prenez. Expliquez que vous ne fermez pas la porte à de prochaines collaboration mais que vous détestez annoncer en cours de route que cela ne va (finalement) pas le faire.

Gardez en tête que vous n’êtes pas responsable des réactions de votre interlocuteur. C’est son affaire de gérer le non, pas la vôtre. Vous pouvez lui faciliter la tâche en lui expliquant pourquoi, mais n’en faites pas trop non plus.

La réaction d’une personne à vos comportements en dit beaucoup plus sur elle que sur vous.

 

Oser dire non à son supérieur

 

Comment dire non lorsqu’il s’agit du supérieur? C’est une question qui revient souvent. Ma technique est de faire une liste de tout ce que le supérieur me demande de faire et la date pour laquelle je dois rendre chacune des tâches.

 

Quand le supérieur vient me demander de faire quelque chose d’autre, je sors la liste et je lui dis « parfait, je ferai cette tâche. Voici celles en cours de réalisation que vous m’avez donné, laquelle souhaitez-vous que je mette sur pause afin de pouvoir exécuter votre nouvelle demande? »

 

Le contrôle reste chez votre supérieur.

 

Si c’est une tâche compliquée, je commence par une questionnement TQR. En général le supérieur réalise que vous avez déjà beaucoup ou alors il va vous demander de mettre sur pause une autre tâche.

 

S’il vous dit « faites des heures sup » alors travaillez rapidement sur un plan B et augmentez votre valeur et votre autonomie afin de pouvoir dire non (stratégie 1).

 

Je me souviens avoir travaillé dans une entreprise où les heures sup étaient la norme. Et je n’en faisais pas. Une fois nous sommes arrivés sur le sujet avec mon supérieur, et je lui ai dit « moi si je suis ici, c’est pour des années. Et pour pouvoir tenir des années tout en étant performant, j’ai besoin de faire du sport, voir des amis et protéger mon sommeil. C’est pour ça que je fuis les heures supplémentaires ».

 

C’est plutôt bien passé.

 

 

Étape pour la mise en pratique du non 

 

Entraînez-vous à utiliser le schéma TQR avec des collègues qui sont au même niveau hiérarchique que vous. Faites en sorte que cela devienne naturel. Ce schéma fonctionne également pour vous et les tâches que vous devez rendre.

 

Profitez pour vous entraîner régulièrement et quand vous êtes à l’aise, passer à l’étape suivante en réalisant l’exercice avec votre manager ou votre client.

 

Cette pratique vous permettra d’augmenter votre fiabilité, l’estimation de vos planifications et éloignera le surmenage provoqué par trop de OUI OUI OUI.

 

Si vous souhaitez aller plus loin et mieux planifier les activités qui jalonnent votre quotidien, découvrez maintenant le planificateur de tâches basé sur 3 logiciels intuitifs et puissants.

 

L’auteur de l’article

Julien L’Organisologue vous aide réduire de 50% votre temps de travail pour le même résultat.

Il a écrit le livre 2H chrono pour mieux m’organiser (publié aux éditions Dunod) et il est le fondateur de l’Organisologie.