Le système d’organisation 3-3-1-1 [Article invité]

Cet article est un article invité qui a été écrit par Isis du blog Les nouveaux travailleurs.

Le système d’organisation “3-3-1-1” a pour but de planifier des objectifs à l’avance et de les découper en échéances plus courtes pour s’assurer qu’on avance sur la bonne voie pour les réaliser.

Je lui ai donné le nom “3-3-1-1” pour retranscrire les différentes échéances auxquelles on s’intéresse : 3 mois, 3 semaines, 1 semaine, 1 jour.

J’ai personnellement utilisé le système “3-3-1-1” pendant les mois où je co-fondais la startup PackYourSkills. Mon associé et moi n’étions que deux pour couvrir de nombreux sujets et tâches. L’un était à la fois sur les RH, le développement web et la communication, quand l’autre était à la fois sur le webmarketing, la gestion opérationnelle de l’activité, et la gestion administrative.

C’était une mission complexe que de gérer tous nos sujets simultanément et à deux seulement. Nous cherchions donc régulièrement des méthodes d’organisation pour réussir à faire ça. A l’époque, nous n’utilisions que les deux premiers “3”. J’ai ajouté les deux “1” au système récemment, quand je me suis lancée seule dans le blogging professionnel avec mon blog LesNouveauxTravailleurs.

Le premier “3” du système “3-3-1-1”: planifier un objectif à 3 mois

Le premier “3” du système “3-3-1-1”: planifier un objectif à 3 mois

Le but : planifier à trois mois permet de s’assurer d’avancer

L’intérêt de planifier un objectif à trois mois est de se fixer un objectif à l’avance, pour lequel on va travailler pendant trois mois. Ainsi on est certain d’avancer vers cet objectif plutôt que de naviguer à vue si on n’en définit pas.

Toute la suite de l’organisation va découler de cet objectif à trois mois que l’on se donne.

Trois mois, une période idéale pour définir un objectif ambitieux

Pourquoi trois mois ? Car planifier à un an est un laps de temps trop long. On peut se donner une direction, une vision de l’évolution à un an. Mais on ne peut pas être très précis, car beaucoup de choses peuvent arriver en douze mois.

A l’inverse, planifier à un mois est un laps de temps trop court pour pouvoir mesurer l’impact de ses actions et avoir le temps d’atteindre un objectif ambitieux.

Trois mois paraît donc être l’idéal. Finalement, ça revient à découper son année en quatre. Ca correspond aussi aux saisons (même si on n’est aucunement obligé de se caler sur les dates des saisons pour s’organiser), au délai qu’on respecte généralement avant d’annoncer qu’un bébé est en cours, au temps dont dispose Numérobis pour construire le palais de Cléopâtre…

Bref, trois mois est une période assez naturelle.

Mettre en place l’objectif à trois mois

Il y a deux manières de définir son objectif à trois mois.

– Définir un objectif unique

Si on peut se le permettre, définir un seul objectif phare pour les trois mois à venir est un moyen efficace de se concentrer sur ce qui est le plus important pour son business.

Paul et Stan du podcast Nomade Digital expliquent dans l’épisode 19 les objectifs qu’ils ont mis en place à trois mois de cette manière-là. C’est également le choix que je fais aujourd’hui avec LesNouveauxTravailleurs.

Dans ce cas-là, on peut malgré tout avoir des objectifs secondaires à trois mois. Mais il faut garder en tête que notre priorité est de réussir à accomplir l’objectif principal. Cet objectif peut être, par exemple, “atteindre les 200 visites par jour sur mon site”.

– Définir des objectifs multiples

Selon son activité, on ne peut pas forcément se contenter d’être mono-objectif. On peut alors définir l’objectif principal pour chaque domaine dont on est responsable. Ca peut donner les objectifs suivants :

  1. Rédiger le rapport d’impact de l’année
  2. Démarcher 300 entrepreneurs sociaux pour la prochaine édition
  3. Mettre en place les outils de comptabilité simplifiée

Quelle que soit la méthode que l’on choisit, la règle d’or est de ne pas radicalement modifier ou abandonner son objectif avant la fin des trois mois, car toute l’organisation découle de ça.

Le deuxième “3” du système “3-3-1-1” : planifier un objectif à 3 semaines

Le deuxième “3” du système “3-3-1-1” : planifier un objectif à 3 semaines

Le but : planifier un objectif à trois semaines permet de découper le grand objectif pour être sûr d’avancer dans les temps

Afin de parvenir à remplir son objectif à trois mois, il vaut mieux le découper en laps de temps plus court, pour être sûr d’avancer dans les temps.

Définir des sous-objectifs permet de progresser vers l’objectif final et fur et à mesure, de mesurer cette progression et vérifier qu’on est en bonne voie de réussir l’objectif final.

Trois semaines, une période “à taille humaine” facile à appréhender

Pourquoi trois semaines ? Le découpage en lots de trois semaines vient du milieu web. C’est une période fréquemment utilisée pour développer une petite nouvelle fonctionnalité sur un site web par exemple.

Penser à trois semaines est plus accessible pour le cerveau que penser à un mois. C’est un délai davantage “à taille humaine”. Et à la fois, à nouveau, c’est suffisamment long pour avoir le temps de le voir venir.

Mettre en place l’objectif à trois semaines

Dans trois mois, il y a quatre lots de trois semaines. Pour un objectif à trois mois, il faut donc planifier quatre sous-objectifs à trois semaines.

Prenons par exemple l’objectif “Multiplier le nombre d’abonnés (admettons 1 200) par trois (1 200 x 3 = 3 600)”. On appellera “sprint” un lot de trois semaines (c’est le nom donné dans le milieu web).

On peut diviser l’objectif en quatre sous-objectifs : (3 600 – 1 200) / 4 = 2 400 / 4 = 600 nouveaux abonnés par semaine

  • Objectif Sprint 1 : +600 abonnés, soit 1 800 au total
  • Objectif Sprint 2 : +600 abonnés, soit 2 400 au total
  • Objectif Sprint 3 : +600 abonnés, soit 3 000 au total
  • Objectif Sprint 4 :+600 abonnés, soit 3 600 au total

Au lieu de cette évolution linéaire, on pourrait à la place prévoir une évolution exponentielle où le nombre d’abonnés augmente de plus en plus chaque semaine.

Ca marche aussi avec des objectifs non chiffrés. Par exemple, un objectif à 3 mois “Sortir l’ebook “Remote, Digital Nomad, Slasheur : Lequel de ces modes de travail est fait pour toi ?” pourra se découper ainsi :

  • Objectif Sprint 1 : Faire un plan détaillé de l’ebook
  • Objectif Sprint 2 : Rédiger l’ebook
  • Objectif Sprint 3 : Faire la mise en page de l’ebook
  • Objectif Sprint 4 : Préparer les éléments de marketing et communication liés à l’ebook (formulaires d’inscription pour le recevoir, texte d’annonce de la publication…) et publier.

Le premier “1” du système d’organisation “3-3-1-1” : planifier ses objectifs à 1 semaine

Le premier “1” du système d’organisation “3-3-1-1” : planifier ses objectifs à 1 semaine

Le but de l’objectif à 1 semaine : découper son objectif à 3 semaines en objectifs hebdomadaires

Bien que trois mois et trois semaines soient de bons délais pour définir des objectifs, ce sont des délais trop longs pour bien gérer l’opérationnel de son activité.

Dans le système d’organisation 3-3-1-1, on ramène donc encore le travail une échelle en-dessous, pour pouvoir être efficace à court terme.

A ce stade, on n’est plus sur un objectif mais sur une liste de tâches nécessaires pour atteindre l’objectif à trois semaines.

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Une semaine, une période ancrée dans les habitudes des travailleurs

Pourquoi une semaine ? Peut-être que certains innovent de ce point de vue-là, mais globalement, la majorité des gens travaillent du lundi au vendredi (ou samedi) puis s’accordent un ou deux jours de repos en fin de semaine.

Le rythme de travail hebdomadaire est très ancré dans le milieu du travail. C’est donc une période naturelle pour les travailleurs pour établir une liste de choses à faire.

Mettre en place ses objectifs hebdomadaires

Dans ce système d’organisation, on définit un objectif à trois mois, que l’on découpe en quatre objectifs à trois semaines. Ces objectifs-là ne sont pas censés bouger.

L’étape suivante consiste à lister les tâches nécessaires pour parvenir à accomplir le premier objectif à trois semaines, puis à répartir ces tâches sur les trois semaines à venir.

On peut opter pour plusieurs méthodes :

  • Répartir équitablement les tâches sur chacune des trois semaines et inclure les nouvelles tâches qui surgissent au fur et à mesure (de nouvelles tâches ou contraintes apparaissent toujours quand on commence un travail et qu’on avance dans le temps)
  • Mettre une majorité des tâches sur la première semaine pour faire le maximum dès le début. On peut ainsi accueillir les nouvelles tâches avec moins de stress, car on accumule moins de tâches à l’approche de l’échéance (celle de l’objectif à trois semaines).

Le deuxième “1” du système d’organisation “3-3-1-1” : planifier ses objectifs à 1 jour

Le deuxième “1” du système d’organisation “3-3-1-1” : planifier ses objectifs à 1 jour

Là vous devez vous dire “Mais c’est pas bientôt fini le redécoupage du redécoupage ?”. Eh bien non ! Mais c’est le dernier, promis (enfin presque).

Le but de l’objectif à 1 jour : prioriser les tâches les plus importantes pour accomplir celles de la semaine

Si on ne re-découpe pas sa semaine en objectifs plus courts, on risque d’arriver à la fin de la semaine sans avoir réalisé ce qui était important.

Pour être sûr de réaliser les tâches les plus importants de la semaine, il est donc utile de se donner également des objectifs quotidiens.

La journée, la période la plus appréhendable pour l’être humain

De toutes les périodes citées ci-dessus, la journée reste la plus appréhendable pour l’être humain. On fonctionne en jour/nuit. On travaille le jour, on dort la nuit (sauf pour ceux qui innovent ici aussi :D).

Il paraît donc naturel de considérer chaque jour, indépendamment des autres.

Mettre en place ses objectifs quotidiens

L’erreur que l’on fait souvent à cette échelle, est de se faire une bonne grosse to do list pour se motiver à faire plein de choses de sa journée. Sauf que la plupart du temps, on arrive à la fin de la journée en n’ayant même pas fait la moitié de sa liste. On termine la journée sur un sentiment d’inachevé. On se sent nul de ne pas avoir réussi à faire tout ce qu’on avait prévu. On reporte ses tâches sur une liste tout aussi longue pour le lendemain. Et on enchaîne ainsi des jours dénués de sentiment de réussite.

Or, plus on est satisfait de son travail, plus on développe des sentiments positifs, qui nous donnent l’énergie pour entreprendre de nouvelles tâches avec vigueur.

Pour développer ce sentiment d’efficacité quotidienne, il vaut mieux ne déterminer que deux ou trois tâches obligatoires par jour. Oui seulement deux ou trois maximum. Pour réussir à réduire à ce faible nombre de tâches, il faut apprendre l’art de prioriser ses tâches. La matrice d’Eisenhower est très utile pour ça.

On peut bien sûr prévoir des actions secondaires pour le cas où on aurait terminé ses tâches obligatoires. Mais on doit porter toute son attention sur deux ou trois tâches obligatoires déterminées et faire en sorte d’absolument les rayer de sa liste avant la fin de la journée.

En ce qui me concerne, j’oscille entre deux et trois tâches obligatoires par jour. J’aime bien re-découper ma journée en demi-journée (c’est pour ça que je disais que c’était “presque” le dernier découpage :p). Ainsi, si dans une même journée, j’ai deux demi-journées, coupées par le repas du midi, je peux me donner une tâche à accomplir le matin, et une à accomplir l’après-midi. Ce qui ne veut pas dire que je vais passer TOUTE ma demi-journée à travailler sur la tâche, mais que sur ce laps de temps-là, je fais en sorte que la tâche soit faite.

J’aime bien aussi prévoir mes tâches de la journée le jour-même. Ca permet deux choses :

  • de garder la liberté de pouvoir se demander chaque matin ce dont on a envie ce jour-là. Un peu comme le fait de choisir ses vêtements le matin, plutôt que de les préparer la veille au soir.
  • de prendre en compte les contraintes du jour qui ont pu s’ajouter jusque-là, comme des rendez-vous. Les prendre en compte permet d’être réaliste sur ses objectifs de la journée.

Mettre en place le système pour mesurer ses objectifs

Etablir ses objectifs ne sert à rien si on ne prévoit pas de système pour les mesurer et suivre leur avancement.

On mesure ses objectifs dans le sens inverse de celui avec lequel on les a établis. Ainsi, on va bien sûr mesurer d’abord ce qu’on a réalisé dans sa journée, puis dans sa semaine, puis passer à l’objectif à trois semaines, et enfin celui à trois mois.

Mesurer l’objectif quotidien

Lister ses contraintes de la journée et ses objectifs. Barrer la tâche une fois qu’elle est effectuée.

On peut choisir la version papier si on aime rayer la tâche. Ou bien la version numérique avec des outils comme Trello ou Todoist.

Les objectifs que l’on se donne doivent impérativement être faits. C’est une auto-discipline à développer.

Mesurer l’objectif hebdomadaire

L’objectif hebdomadaire est le SEUL qu’on peut se permettre de changer. Si on n’a pas terminé tout ce qu’on avait prévu une semaine, alors on le reporte à la semaine d’après. Mais quand on arrive au terme du sprint (trois semaines), toutes les tâches sont soit faites, soit archivées. Les sprints sont indépendants les uns des autres et une tâche du sprint 1 ne doit pas être transvasée dans le sprint 2. Il faut trouver le moyen de l’accomplir dans le délai du sprint.

Personnellement, j’aime bien faire le point sur ma semaine le vendredi soir ou le dimanche soir. Je prévois ensuite une nouvelle liste de tâches pour la semaine d’après et je mets en place des actions pour améliorer mon efficacité par la même.

Mesurer l’objectif à trois semaines

A la fin du sprint, c’est le moment de faire le point sur le marathon qu’on vient de courir pendant trois semaines. On se pose, on regarde tout ce qu’on a accompli, on célèbre toutes les tâches qu’on a réussi à faire, et on archive celles qu’on a pas faites. Si on ne les a pas faites, c’est qu’elles étaient moins importantes, donc rien ne sert de les garder indéfiniment dans sa liste. On fait le deuil des tâches.

Puis on détermine la nouvelle liste de tâches du nouveau sprint.

Mesurer l’objectif à trois mois

Le principe est le même que pour les objectifs à trois semaines.

Je trouve sympa de se dire qu’à chaque fin de trimestre, on se prend une semaine de vacances pour souffler, faire une pause entre deux trimestres, et se féliciter de son travail. On dit qu’il vaut mieux prendre des vacances souvent que longtemps une seule fois. En plus, en faisant ça, on a pile le bon nombre de semaines dans l’année (4 x 4 lots x 3 semaines + 4 semaines de vacances intercalées : 52 semaines). Yeah !

Intercaler 1 semaine de vacances à la fin de chaque période de trois mois

Pour résumer comment mettre en place le système d’organisation 3-3-1-1

  1. Préparation
    1. Définir son objectif à trois mois
    2. Définir quatre sous-objectifs (de trois semaines chacun)
    3. Lister les tâches à accomplir pour réaliser le premier sprint (3 semaines) et les répartir sur les trois semaines
    4. Réserver sa semaine de vacances pour la fin des trois mois
  2. Gestion opérationnelle
    1. Chaque jour, noter les trois tâches obligatoires du jour
    2. Chaque fin de journée, rayer les tâches réalisées de sa liste quotidienne ET de sa liste hebdomadaire
    3. Chaque fin de semaine, faire le point sur les tâches qui ont été réalisées et reporter les autres sur les semaines restantes avant la fin du sprint
    4. Chaque fin de sprint, se féliciter des tâches accomplies, archiver les autres, et lister toutes les tâches nécessaires pour le sprint suivant
    5. Chaque fin de trimestre, faire le point sur tout le chemin parcouru, se féliciter de l’accomplissement de l’objectif, s’accorder des vacances 😀

 

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Conclusion

Cette méthode s’est avérée efficace pour gérer un nombre important de tâches pour moi. Mais elle nécessite une discipline certaine. Ce que j’aime bien c’est qu’en se donnant ainsi des échéances, on peut aussi prendre le temps de se faire plaisir, de se poser et se féliciter; et aussi d’abandonner ce qui a moins d’importance pour éviter le sentiment d’accumulation de tâches non faites 🙂

Si ça vous attire aussi, à vous de jouer !

1 réflexion sur “Le système d’organisation 3-3-1-1 [Article invité]”

  1. Bonsoir Lucien, merci de nous avoir fait connaître cette méthode. Les méthodes d’organisation et de gestion de projet sont nombreuses, mais il faut juste trouver celle qui nous convient ! Celle-ci m’a tout de suite plu, sans doute par son côté visuel et décomposition des étapes. J’ai préparé mes sprints hier soir, jusqu’aux 3-3-1 pour l’instant. J’ai une vision beaucoup plus claire des prochaines semaines, c’est top ! Et cela m’a permis aussi de changer une de mes priorités, au vu de l’échéance qui est apparue. Ce que je n’avais pas réalisé jusque-là. Merci ! Je vais explorer tes autres articles, qui vont sûrement encore m’aider.

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