Comment travailler plus efficacement ? [7 clés] (25/26)

Comment travailler plus efficacement ? [7 clés] (25/26)

Voyons les 7 point essentiels pour travailler efficacement de chez soi ou au bureau. A la fin de cette vidéo, vous connaitrez tous les outils fondamentaux pour travailler plus vite et finir vos journées plus tôt.

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Cette semaine, j’étais en vacances j’ai donc travaillé chez moi. C’est toujours un défi d’être efficace chez soi. On a le choix entre 1000 distractions et autant de choses plus intéressantes que le travail. Aujourd’hui, on allie psychologie et organisation pour devenir efficace.

Je vais aller de ce que j’ai trouvé le plus facile à mettre en place au plus difficile. Mais restez bien jusqu’à la fin parce que les dernières astuces de la vidéo sont les meilleures.

Définir la tâche la plus importante

Chaque jour on plusieurs choses à faire. Mais notre journée est comme un panier. Si vous mettez trop de pommes dedans, ça fini par déborder. Et on est toujours très ambitieux, ce qui nous pousse à vouloir surcharger notre panier. Puis, à la fin de la journée, on se rend compte comme d’habitude qu’on n’a pas terminé nos tâches, que toutes les pommes ne sont pas rentrées.

C’est peut-être le meilleur moyen d’être négatif. A chaque fin de journée, on pourrait déprimer en se disant qu’on n’a pas été assez rapide et qu’il faut vraiment améliorer ça.

Mais au-delà d’un certain seuil, on ne peut pas en faire plus dans la journée. Il faut alors trouver une parade et c’est de définir L’unique action la plus importante de la journée. Comme ça, je sais que dès que cette tâche est terminée, j’ai fait l’essentiel et je peux être satisfait de moi.

Avant quand j’entendais ce conseil, je me disais que ceux qui le donne ne sont que des fainéants qui n’ont rien à faire de la journée. Du coup, évidement, choisir une seule tâche est facile.

Mais en testant, je me suis rendu compte que c’est uniquement une question de choix. Et choisir ses priorités est essentiel pour avancer dans la direction que l’on veut. Faire des choix n’est pas toujours facile, mais je pense que c’est une vraie qualité.

Simplifier ses journées

C’est le titre d’une de mes récentes vidéo. Je vais donc passer rapidement sur ce point et si vous voulez en savoir plus : cliquez ici pour accéder à l’article.

C’est très lié au point précédent. Simplifier est une question de choix. On a souvent beaucoup de petites choses à faire. Elles ne nous prendraient pas longtemps, mais on les repousse sans cesse parce qu’on ne veut pas être coupé dans nos tâches importantes.

Par exemple, ces petites tâches sont : cirer nos chaussures, envoyer un mail de remerciement etc.

Pour vraiment simplifier nos journées et arrêter de culpabiliser parce qu’on repousse sans arrêt nos tâches, il faut les regrouper. Comme ça, vous pouvez réellement prévoir un créneau de votre emploi du temps pour celles-ci.

Au lieu d’empiler les petites tâches de 10 minutes par ci par là, on les regroupe toutes pour les finir sur un créneau bien défini !

Encore une fois, il y a plein d’autres astuces que je vous laisse découvrir dans l’autre article : simplifier ses journées pour être efficace [7 étapes].

Suivre un défi

travailler efficacement defi
Photo by Kristopher Roller

Vous le savez, ça fait 6 mois que j’applique les conseils de mentors chaque semaine sous forme de défi. Le défi permet vraiment d’agir. Quand il est court on se dit que même si on n’a pas envie, il faut s’y mettre quand même et qu’à la fin de la semaine ce sera terminé.

C’est par exemple ce qui m’est arrivé quand j’ai pris une douche froide chaque jour pendant une semaine.

Vous l’avez compris, ces petits défis donnent un regain d’énergie quand on a la flemme. En particulier, ces défis peuvent être lancés avec des amis ou des gens qui ont le même objectif que vous.

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Peut être qu’aucun de vos amis ne veut se lancer dans le défi de manger 3 scorpions grillés par jour pendant une semaine. Mais avec internet, vous trouverez à coup sur des gens pour vous accompagner.

Vraiment s’organiser pour gagner du temps

L’organisation on sait tous que c’est important. Mais il y a différents niveaux d’organisation qui ont des objectifs bien particuliers.

Quand vous avez décidé de l’organisation de vos dossiers d’ordinateur, je suppose que l’objectif était de pouvoir retrouver vos archives dans quelques années, le plus facilement possible. Ça, c’est l’organisation dont on entend le plus parler.

Mais ce n’est pas la seule.

J’ai testé et approuvé un autre niveau d’organisation très pratique. Cette fois, on ne vise pas le long terme. On veut simplement optimiser sur une journée voire une semaine maximum.

Par exemple : vous prévoyez de travailler sur un dossier qui vous a été envoyé par mail. Inutile de le garder sur le long terme, il n’a donc pas vraiment sa place dans l’organisation traditionnelle de vos dossiers.

Avant cette semaine, je l’aurai donc laissé dans la boite mail pour le re-consulter au moment de l’étudier. Mais le problème, c’est que notre boite mail est pleine de distractions. On reçoit en moyenne 39 mails par jour sans compter les spams. Et encore, c’était en 2011, on peut donc supposer que c’est encore plus aujourd’hui.

Donc au moment où vous êtes prêt à travailler, il y a de fortes chances pour que votre boite mail soit bien garnie. Et là, c’est très facile de se laisser happer en répondant aux emails. 1h plus tard, vous n’avez toujours pas commencé à traiter votre dossier.

La solution est alors de créer un chemin plus facile vers votre dossier et donc de télécharger le document reçu par mail dès la première lecture. L’idéal c’est d’accéder à votre dossier sans même vous connecter à internet pour éviter les notifications en tous genres.

De cette manière, au lieu d’avoir un chemin plein d’embuches vers votre travail, vous simplifiez l’accès pour vous concentrer instantanément.

Passons maintenant à des astuces un petit peu plus difficiles mais redoutablement efficaces pour travailler plus vite.

Travaillez en temps limité (oui, c’est de l’impératif)

limite-travailler-efficacement

Je réserve les conseils suivants aux plus motivés car ils sont un petit peu plus difficiles à mettre en place 😉

Vous avez déjà les 4 conseils les plus faciles. J'en ai 4 autres plus difficiles mais aussi plus puissants et originaux

On verra :

-Pourquoi limiter son temps de travail

-Comment prendre des responsabilités pour gagner du temps

-Comment contrer le "Zeigarnik effect"

-Comment réduire ses choix

(et recevez en bonus "les fiches pratiques des bonnes habitudes")

Photo by Uroš Jovičiv

Merci de continuer votre lecture, vous venez de recevoir un bonus par email contenant “les fiches pratiques des bonnes habitudes” pour vous aider à mettre en place les conseils de cet article 🙂

 

C’est indispensable. Si on ne se fixe pas de limite, on est totalement inefficace. Une obligation qui n’a pas de date butoir, ce n’est pas une obligation.

C’est comme si je vous donnais 50€ pour étrangler votre chat entre maintenant et l’année 2190. Je pense que toute personne raisonnable peut accepter ce deal parce que justement il n’y a pas d’obligation. Tous ceux qui regardent cette vidéo seront surement morts en 2190.

Et ces dernières semaines, j’ai même testé une autre manière de travailler plus efficacement.

Sans me donner de limite de temps mais en m’obligeant à finir une tâche avant de me reposer. Par exemple, j’écris 20 pages et ensuite, j’ai fini. Je trouve cette méthode extrêmement motivante. Je la mets souvent en place en fin de journée quand j’en ai marre. Allé encore 10 pages et la journée est finie.

Je ne sais pas vous, mais finir ma journée de travail est toujours quelque chose que me motive.

Prenez plus de responsabilités

Une manière très simple de se pousser à agir, c’est d’avoir des gens qui attendent notre travail. Souvent, c’est pour ça qu’on avance moins vite dans nos projets persos que dans notre travail.

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Au travail, le chef a certaines attentes qui nous poussent à travailler. Par contre quand on a un projet strictement personnel qui ne concerne personne d’autre que nous, c’est plus difficile. Nous sommes nos seuls maitres.

Donc avoir des personnes qui attendent notre travail chaque semaine par exemple est une bonne astuce pour être efficace.

Vous savez que je fais deux vidéos par semaine. Et vu le nombre de personnes qui regardent les vidéos le jour de leur sortie, je sais que vous êtres plusieurs à attendre mon travail au bon moment. Ça me pousse à être plus efficace chaque semaine pour faire des vidéos.

Se couper des tâches qu’on décide d’arrêter [Zeigarnik effect]

Une étude très intéressante (cliquez ici pour la consulter) a montré que nous laissions une partie de notre attention sur chaque tâche que nous arrêtons. Autrement dit, quand on ne termine pas une tâche, elle reste dans notre esprit. Et comme elle nous encombre, elle nous empêche d’être à 100% sur la suivante. C’est le « Zeigarnik effect ».

Ce qui est le plus intéressant pour nous, c’est qu’il est possible de fortement réduire cet encombrement inutile de notre cerveau.

Pour cela, il y a deux étapes au choix :

– Planifier la fin du projet en écrivant les étapes détaillées à suivre pour le réaliser. Le fait d’écrire décharge votre mémoire. Si vous êtes assez précis, votre cerveau va faire confiance à vos notes pour vous rappeler tous les éléments essentiels à votre travail. Il sait ainsi qu’il n’y a pas besoin de s’encombrer avec cela. L’inconvénient est que ça prend un peu de temps, mais au moins, vous serez plus efficace et ça pourra vous éviter de ramener votre travail chez vous en fin de journée.

– Si vous ne savez pas encore comment faire pour terminer votre projet, planifiez simplement un moment pour vous reconcentrer dessus.

Vraiment, testez cette technique elle vous aidera dans votre productivité et dans votre vie de famille.

Ne pas se donner le choix

choix-travailler-efficacement

Photo by Jamie Street

J’ai souvent entendu ce conseil comme un miracle qui peut révolutionner la productivité. Je ne le crois pas si puissant, en particulier parce qu’il est difficile à mettre en place.

L’idée c’est de ne pas avoir de distractions. Donc d’avoir un bureau parfaitement rangé, pas d’odeurs de cuisine, pas de bruit, pas de connexion internet etc …

Je ne suis pas très convaincu de cette approche qui semble nous dire que dans un endroit sans distraction, tout le monde peut travailler des heures, sans même avoir besoin de volonté…

Je vais donc modérer tout ça en nous responsabilisant.

Ce qui marche, c’est d’avoir un état d’esprit tourné vers le travail. Pour ça, il est conseillé quand on est chez soi d’avoir une pièce dédiée au travail.

Ce n’est pas toujours possible, mais ça vaut le coup de tester.

L’autre point c’est qu’il faut vérifier notre avancement. Faire une liste de tâche le matin et ne la reregarder que le soir ne sert à rien. Il faut la consulter régulièrement dans la journée pour être capable de dire si on avance ou pas.

Enfin, il y a un dernier point pour se responsabiliser et c’est de savoir exactement ce que vous faites dans vos journées.

Vous avez l’impression de travailler 10h par jour ? Travaillez-vous vraiment 10h ? Si c’est une estimation, ça ne vaut rien.

Et justement dans la deuxième vidéo de la semaine, on parlera d’un outil très pratique pour savoir ce qu’on fait de nos journées. J’ai été surpris des résultats, j’ai hâte de vous en parler !

Sources :

On reçoit 39 mails par jour : https://www.arobase.org/actu/chiffres-email.htm

Zeiganik effect (partie 2) : https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/21688924

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One thought on “Comment travailler plus efficacement ? [7 clés] (25/26)

  1. Bonjour Lucien,

    Je te remercie pour ton article et ta vidéo. C’est très interessant !
    J’ai beaucoup aimé l’image que tu donnes : le panier qui déborde si on met trop de pommes. Et, quand ça dégringole, on est déçu.

    Je fonctionne souvent avec une tâche prioritaire dans ma journée. Je me dis “Si je fais ça, ma journée vaudra vraiment le coup”.
    Est-ce que t’arrive d’être insatisfait même quand tu as fait ta tâche prioritaire ? Est-ce qu’il “existe” des critères que dois remplir une tâche prioritaire, pour éviter l’insatisfaction ?
    Merci encore.

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